Der Skiclub Beckenried Klewenalp (SCBK) ist auf der Suche nach einem engagierten und erfahrenen Vorstandsmitglied, das die Position des Leiters oder der Leiterin unseres Sekretariats übernehmen möchte. In dieser Rolle übernimmst du wichtige administrative und organisatorische Aufgaben, die für den reibungslosen Ablauf unserer Vereinsaktivitäten unerlässlich sind. Deine Verantwortlichkeiten umfassen ein breites Spektrum an Aufgaben, von der Koordination von Sekretariatsaufgaben über die Kommunikation mit verschiedenen Funktionären bis hin zur Pflege der Mitgliederdatenbank. Du bist auch Teil unseres Vorstandsteams, das die Ziele des SCBK vorantreibt und sich aktiv für den Erfolg unseres Vereins einsetzt.
Interesse? Melde dich bei praesident@scbk.ch
Wann bist du für den SCBK im Einsatz?
Die Stelle als Leiter:in des Sekretariats ist eine ganzjährige Position. So nimmst du unter anderem an 12 Vorstandssitzungen im Laufe des Jahres teil. Abgesehen von diesen festgelegten Terminen bietet die Position jedoch viel Flexibilität, da der Rest der Aufgaben selbstständig geplant und in deiner eigenen Zeit erledigt werden kann.
Einarbeitung:
Um dir den Einstieg zu erleichtern, haben wir einen umfassenden Einarbeitungsprozess geplant. Alle bestehenden Vorstandsmitglieder werden dich während dieser Phase begleiten und unterstützen.
Aufgaben:
Verwaltung und Organisation von Sekretariatsaufgaben:
- Koordination von administrativen Abläufen,
- Bearbeitung von Korrespondenz (Post & Online),
- Planung von Terminen
- Erstellung von Protokollen von Vorstandssitzungen und Besprechungen des erweiterten Vorstandes
Verantwortung für die Pflege der Kontaktdaten und das Mitgliedermanagement
- Sicherstellung der Aktualität aller Mitgliederinformationen
- Verwaltung von Mitgliedsanmeldungen, -austritten und -wechseln.
- Anlaufstelle für Mitglieder und deren Anliegen
- Koordination des Versands der Mitgliedschaftsrechnungen in Zusammenarbeit mit dem Leiter Finanzen
- Koordination des Clubheft-Versands
- Koordination des Versands der Unterlagen der Generalversammlung an Mitglieder, Einladung von Ehrengästen in Zusammenarbeit mit dem Präsidenten
Um diese Aufgaben effizient zu erfüllen, steht die Software Fairgate zur Verfügung. Diese spezialisierte Vereinsmanagementsoftware ermöglicht eine einfache Verwaltung und Aktualisierung von Mitgliederdaten und die Durchführung von Kommunikationsaktivitäten.
Unsere Wünsche an dich:
Für die Funktion der/des Leiter:in des Sekretariats hilft es, wenn du einige Kenntnisse und Fähigkeiten mitbringst, allerdings kannst du diese im Rahmen dieser Tätigkeit auch nach und nach erlernen.:
- Genaue und organisierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, vertrauliche Informationen verantwortungsbewusst zu verwalten.
- Gute bis sehr gute PC-Kenntnisse
- Umgang mit Microsoft Tools wie Word, Power-Point, Excel, Teams, Sharepoint
- Engagement im Vereinsleben
Wir freuen uns auf dich!
